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Quelles sont les formalités pour pouvoir louer un bureau professionnel ?

Parce qu’il n’est pas toujours possible dans le cadre de son activité professionnelle d’acquérir des locaux, de nombreuses entreprises les louent grâce à un contrat commercial appelé encore bail 3 6 9.

La location de bureau constitue une solution intéressante pour une entreprise qui, à défaut de disposer de ses locaux, donne une image professionnelle de la société.

Le bail 3 6 9 est régi par l’article L 145-1 du Code du commerce. Il s’agit d’un contrat de location signé conclu de façon classique entre un propriétaire -celui du local- et un locataire -une entreprise qui doit immatriculée au Répertoire des Métiers (RM) ou encore au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), il n’est pas adapté pour l’exercice d’une profession libérale notamment. Pour être valide, l’activité qui y est exercée est obligatoirement mentionnée. Si l’entreprise locataire change d’activité en cours de bail, elle devra au préalable en avertir le propriétaire bailleur qui aura toute latitude pour accéder ou pas à ce changement : il s’agit d’une demande de déspécialisation. A défaut de d’avoir obtenu l’accord écrit du bailleur, il pourra procéder à la résiliation de bail 3 6 9 et récupérer la jouissance de son local.

Mais quels sont les avantages et inconvénient d’un bail 369 ?

Pour le preneur :
  • Signé pour une durée de 9 ans, l’entreprise locataire a la possibilité de le résilier tous les 3 ans, mais pas le bailleur. En outre, les futures hausses de loyer sont plafonnées et ne peuvent pas excéder ni la variation de l’indice trimestriel du coût de la construction ni celui de l’indice trimestriel des loyers commerciaux ;
  • Au-delà des 9 ans du bail, le locataire bénéficie continue de faire effet. Le locataire bénéficie d’un droit au renouvellement : le contrat ne prend pas fin automatiquement ;
  • Une sous-location est envisageable avec l’accord écrit du bailleur ;
  • Le propriétaire doit fournir avant la signature d’un tel bail un état des lieux ainsi qu’un diagnostic de performance énergétique (DPE). Il est également tenu d’informer le locataire de l’existence éventuelle de sinistre éligible à une indemnisation au titre de la garantie nationale ; du risque de pollution des sols et des ceux technologiques et naturels ; de l’état et du budget prévisionnel afférent d’éventuels travaux envisagés dans les 3 ans ; de la superficie du local et du règlement de copropriété ;
  • Le bailleur doit justifier les charges récupérables et fournir les pièces justificatives pendant 6 mois après la transmission du décompte.
Pour le bailleur :
  • Le preneur est tenu de fournir les statuts de la société, un compte d’exploitation, des références bancaires et un RIB, une pièce d’identité, un extrait de Kbis, les 3 derniers bilans si la société est déjà en activité,
  • Tous les 3 ans, il peut demander une revalorisation du loyer par lettre recommandée en fonction de l’indice trimestriel du coût de la construction et de celui trimestriel des loyers commerciaux ;
  • Il s’agit d’un contrat récurrent de longue durée, ce qui est plutôt dans son intérêt ;
  • L’entretien du local occupé est à la charge du locataire, les travaux selon leur nature peuvent parfois également lui incomber ;
  • Un préavis de 6 mois doit être observé par le locataire.

Et si un bail commercial 3 6 9 ne convient pas à un preneur, il peut opter pour un contrat par prestation de service tout en un qui comprend l’accès internet, l’entretien et la maintenance, les travaux et l’aménagement avec une seule facture, ce qui peut constituer une alternative plus flexible avec une durée d’engagement locative assez courte et un préavis réduit.

Anne Vaneson-Bigorgne