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Gestion immobilièr​e : les technologi​es de dématérial​isation de Novaxel intégrées dans les solutions H2i.

Fondée en 1985, la société H2i (www.h2i.fr) développe des logiciels destinés aux entreprises spécialisées dans la gestion immobilière : syndics d’immeubles, administrateurs de biens… avec une gamme de solutions couvrant l’ensemble des besoins des clients : syndic, gérance, comptabilité générale du cabinet, contrôle de gestion, gestion des fournisseurs et les relations bancaires. Et ATHOS, pour gérer les portefeuilles locatifs. Ou encore MILADY, prenant en charge la paie propre aux Administrateurs de Biens et à toute société gérant un patrimoine immobilier : paies des gardiens, concierges et employés d’immeubles. La société Krier propose des produits similaires, à destination des agences immobilières. Ensemble, H2i et Krier, au sein du groupe DP Logiciels, comprennent 2 000 clients représentant 8 000 utilisateurs.

·L’accord Novaxel-H2i

Ces deux dernières années, H2i a résolument tourné ses développements vers la dématérialisation (courrier, relations clients…) et c’est dans cette optique qu’a pris place un partenariat avec Novaxel, destiné à faire profiter les clients utilisateurs de H2i d’un système de GED fluide, efficace et interfacé avec les différentes applications bureautiques (messagerie, Word, Excel…) ainsi que d’un outil entièrement dématérialisé portant sur les factures fournisseurs.

· L’INTEGRATION DE NOVAXEL DANS LES SOLUTION H2i

La technologie GED de Novaxel a été intégrée par H2i tout d’abord comme un enrichissement de l’offre ARAMIS ; elle est par ailleurs utilisée pour la dématérialisation des factures au moyen du module e-Factures présenté par Novaxel en mars 2012.

Rappel sur e-Factures :

e-Factures permet un gain de temps considérable dans la récupération de factures auprès des fournisseurs et facturiers. Au lieu de devoir aller chercher les factures dématérialisées sur chaque « espace client » des fournisseurs et de devoir gérer autant d’identifiants et de mots de passe, le module e-Factures permet, via un seul point d’accès et un identifiant unique, de paramétrer la récupération automatique des factures et autres relevés, suivant plusieurs critères :

Dater et définir un cycle (mois, semaine, jour…) de récupération automatique des factures

· Créer des règles générales ou personnalisées en fonction des facturiers

· Déterminer le nombre de factures concernées lors d’une récupération en fonction de leur date d’émission

· Intégrer lesdites factures dans un workflow de validation

Une fois les réglages validés, le module e-Factures va créer automatiquement les dossiers cibles dans l’arborescence de la GED Novaxel de la société utilisatrice et se chargera ensuite de récupérer et d’archiver les factures à la fréquence définie.

·PREMIERS RETOURS ET Bénéfices

« Nos clients gèrent des copropriétés et, pour chacune d’elles, ils reçoivent les factures d’un nombre considérable de fournisseurs, ce qui peut représenter des volumes importants, » fait remarquer M. Thibaut Chirié, Responsable Opérationnel de H2i. « Avec les grands facturiers tels que EDF, Veolia, Orange, la dématérialisation des factures est devenue pratique courante : ils mettent à la disposition de leurs clients à la fois le fichier PDF de la facture et un fichier de ses données comptables, selon une procédure classique. Ces données sont intégrées directement dans la comptabilité, sans aucune ressaisie. La facture est placée dans la GED concernée. »

La dématérialisation et de l’automatisation des tâches libère le personnel de la phase de saisie des factures achats, qui a toujours été perçue comme fastidieuse et n’apporte aucune valeur ajoutée. « Ne plus avoir à manipuler du papier ni recopier des écritures, cela se traduit par des gains immédiats en temps et en fiabilité, » poursuit Thibaut Chirié. « Il vaut mieux, pour eux-mêmes comme pour l’entreprise, que les comptables mettent leurs compétences au service d’autres tâches comme les arrêtés de compte et le contrôle, qui reste nécessaire. Tout le monde est gagnant. »

À propos de Novaxel

Novaxel, société du groupe Visiativ, développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « Novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, Novaxel connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société, établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l’Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L’intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». Novaxel est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.novaxel.com. Novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « Novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.